Privacy

INFORMATIVA IN MERITO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (in breve “GDPR”)

Ultimo aggiornamento: 30 novembre 2018

 

Gentili utenti / ospiti,

nel rispetto della normativa europea e italiana vigente in materia facciamo in modo che sia garantita la protezione e mantenuta la riservatezza e integrità dei Vostri dati personali: a) quando navigate sul nostro sito internet e lo utilizzate per acquisire informazioni sulla nostra struttura e i sui servizi offerti,  per reperire i nostri recapiti e contattarci; b) quando soggiornate e, in generale usufruite dei servizi disponibili, presso la nostra struttura ricettiva “La residenza Nomentana – Roma”.

Vi invitiamo a prendere visione della presente informativa riguardante le modalità, i mezzi e le finalità di trattamento dei Vostri dati personali attraverso il sito internet https://www.laresidenzanomentana.it/.

 

1 – Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è Hera Gestioni Alberghiere s.r.l. (“Titolare del trattamento”), con sede legale in Roma (00153), via Francesco Benaglia n. 13, a cui ci si potrà rivolgere per esercitare i diritti riconosciuti dal Regolamento o per ottenere chiarimenti ai seguenti recapiti: e-mail:  heragestionialberghiere@legalmail.it /  Tel. +39 06 5839361, oppure a mezzo posta ordinaria all’indirizzo sopra riportato.

 

2- Categorie di dati trattati e finalità del trattamento

2.1. I dati personali oggetto di trattamento sono:

  1. i) dati anagrafici (nome e cognome) e dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono) ricavabili dalla prenotazione oppure dalle e-mail che ci inviate;
  2. ii) codice identificativo della prenotazione effettuata attraverso intermediari (agenzie di viaggi; soggetti che gestiscono piattaforme on- line) o attraverso il sistema centrale Accor Hotels, di titolarità di Accor SA*;

(iii) dati ricavabili da documenti di identità (estremi del documento, data e luogo di nascita, nazionalità, cittadinanza, indirizzo di residenza, riproduzione fotografica dell’immagine del volto) riferibili anche a soggetti minori di anni 16 sempre accompagnati dai propri genitori;

  1. iv) dati relativi ai pagamenti (carte di pagamento, transazioni POS);
  2. v) dati relativi alla permanenza presso la struttura (data di arrivo e di partenza, preferenze e interessi);
  3. vi) immagine acquisite dal sistema di videosorveglianza;

vii) dati acquisiti durante la navigazione tra le sezioni del nostro Sito internet, consentita a qualsiasi utente senza necessità di registrazione; in particolare:

(a)         dati di navigazione relativi alla sessione

I sistemi informatici preposti al funzionamento di questo Sito acquisiscono, nel corso del loro normale funzionamento, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (ad es. indirizzi IP, dati di connessione internet e di traffico, nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dai visitatori del Sito, lingua).

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati o per identificare gli utenti.

Fatto salvo quanto specificamente previsto al successivo par. 4 in relazione all’utilizzo di cookie sul Sito, questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni anonime sull’uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento.

I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del Sito.

 

(b)         dati di navigazione relativi a servizi prestati da terzi e/o acquisiti da terzi attraverso il Sito

Lo sviluppo di alcune funzionalità del Sito avviene attraverso servizi resi da soggetti terzi (Google Analytics, per quanto concerne il monitoraggio e l’analisi dei dati di traffico e i comportamenti degli utenti), attraverso l’utilizzo di cookie, come specificato nel paragrafo successivo. Inoltre, le funzionalità connesse alla condivisione della pagina web o di contenuti su canali social (Facebook), comportano l’acquisizione di alcuni dati (ad es. le pagine web visitate dall’utente) e la relativa trasmissione ai server delle terze parti che gestiscono i social.

 

2.2 Il trattamento dei dati personali dell’utente, ha le seguenti finalità:

  1. A) permettervi di contattarci e rispondere alle richieste di informazioni di qualsiasi natura;
  2. B) gestire la prenotazione di camere e le richieste di alloggio;
  3. C) gestire il soggiorno e fornire ai clienti i servizi richiesti;
  4. D) gestire il rapporto contrattuale;
  5. E) gestire l’accesso alle camere;
  6. F) identificare i clienti ai fini dell’adempimento degli obblighi di comunicazione in materia di pubblica sicurezza;
  7. G) ricevere il pagamento del corrispettivo per i servizi resi e procedere alla fatturazione;
  8. H) monitorare ciò che accade all’interno dei nostri locali per garantire la sicurezza di persone e cose;
  9. I) quanto ai dati sub vii), garantire il corretto funzionamento e utilizzo del nostro sito, attraverso: a) valutazioni di performance del Sito durante la sessione di navigazione, dirette a monitorare e migliorare i servizi che offriamo; b) analisi dei dati di navigazione, in forma aggregata, per finalità statistiche e per tenere traccia del comportamento degli utenti, senza che ciò comporti attività di profilazione, (utilizzando le funzionalità di Google Analytics). Il trattamento mira, altresì, ad agevolare la condivisione da parte degli utenti sul canale Facebook, attraverso l’accesso al profilo personale dell’utente, dei contenuti del nostro Sito.

 

Modalità e strumenti di pagamento

Per il pagamento dei nostri servizi, è possibile utilizzare carte di pagamento (di credito o prepagate) o procedere a mezzo POS avvalendosi degli apparecchi disponibili presso la reception della struttura: nel primo caso, utilizziamo il numero identificativo delle carte di pagamento (che ci fornite o direttamente o tramite la piattaforma di prenotazione) per effettuare la transazione; i dati relativi alla transazione vengono, poi, trattati dagli istituti bancari con i quali abbiamo rapporti di conto corrente anche ai fini della trasmissione alla Vostra Banca per la finalizzazione della transazione). In caso di pagamento a mezzo POS, i dati vengono trattati dalla/e Banca/he con cui abbiamo il contratto per la gestione del servizio (anche ai fini della trasmissione alla Vostra Banca per la finalizzazione della transazione); la nostra società si limita a prendere nota dell’avvenuto pagamento ai fini della registrazione in contabilità.

Per quanto concerne il trattamento dei dati relativi alle carte di pagamento, si precisa che la sicurezza della transazione è garantita dalla tecnologia di crittografia SSL (Secure Socket Layer).

 

Videosorveglianza

All’interno della nostra struttura, nelle aree comuni principali e in corrispondenza delle uscite di sicurezza antincendio, sono presenti telecamere che acquisiscono e registrano su base continuativa immagini gestite attraverso un sistema di videosorveglianza a circuito chiuso.

Utilizziamo il sistema di videosorveglianza e trattiamo le immagini per perseguire un nostro legittimo interesse, vale a dire per monitorare ciò che accade all’interno della nostra struttura e garantire la sicurezza di persone e cose, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente e delle indicazioni fornite dall’Autorità Garante.

Non sono presenti telecamere all’interno delle camere e degli ambienti privati.

 

3 – Base giuridica del trattamento

Le attività di trattamento sopra indicate vengono svolte, a seconda dei casi:

  1. per dare esecuzione al rapporto contrattuale con il cliente o per eseguire misure precontrattuali, tra cui la prenotazione (art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento);
  2. per adempiere obblighi di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento, tra cui quelli in materia contabile e fiscale e quelli in materia di pubblica sicurezza (art. 6, comma 1, lett. c) del Regolamento);
  3. per perseguire un legittimo interesse del Titolare del trattamento, inclusi la garanzia della sicurezza interna della struttura e della sicurezza e corretto funzionamento del Sito, la difesa o l’esercizio di diritti in sede giudiziaria (art. 6, comma 1, lett. f) del Regolamento);
  4. sulla base del consenso prestato dall’utente (mendiante spunta di casella, click di prosecuzione della navigazione, invio di e-mail) quanto al trattamento dei dati forniti tramite e-mail* e per quanto concerne l’utilizzo dei dati di navigazione relativi a servizi prestati da terzi tramite il Sito e/o acquisiti da terzi attraverso il Sito, anche ai fini della condivisione sui canali social (art. 6, co. 1, let. a). Il consenso può essere revocato in ogni momento.

* Sul nostro Sito sono presenti, nella sezione “contatti”, indirizzi e recapiti della nostra struttura; l’invio, facoltativo e volontario, di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo Sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva; effettuando l’invio, gli utenti acconsentono al trattamento dei dati per le finalità indicate.

 

  1. Natura obbligatoria/facoltativa del conferimento dei dati e modalità di acquisizione

4.1 Fornire i propri dati personali non è obbligatorio ma, senza di essi, non potremmo riscontrare le Vostre richieste di informazioni, gestire la prenotazione, dare esecuzione al rapporto contrattuale e, quindi, fornirvi i servizi richiesti.

4.2 I dati oggetto di trattamento vengono raccolti direttamente presso gli interessati oppure ci vengono trasmessi da soggetti terzi intermediari (agenzie di viaggi; società, in relazione ai propri dipendenti, ecc.).

 

  1. Modalità del trattamento

5.1 I dati personali vengono trattati, nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali, mediante operazioni di elaborazione, consultazione, comunicazione, conservazione, cancellazione, effettuate sia con l’ausilio di strumenti elettronici sia manualmente, secondo logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento stesse e, comunque, con il supporto di apparecchiature e con modalità tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, prevenendo la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti,  e accessi non autorizzati.

5.2 I dati personali memorizzati/conservati su supporti informatici sono custoditi e archiviati su server (locali o in cloud) situati in Europa; i dati personali contenuti su supporti cartacei vengono conservati in appositi registri e/o schede, la cui conservazione sarà attuata con archiviazione in appositi contenitori, custoditi in locali chiusi e con accesso interdetto al pubblico. I dati conservati su server e/o in appositi locali sono protetti contro il rischio di intrusione e accesso non autorizzato e sottoposti a misure di sicurezza idonee a garantirne l’integrità e la disponibilità.

5.3 I dati personali vengono trattati dal personale della Società incaricato della gestione dei servizi alberghiero/residenziali, incluse le prenotazioni, e da fornitori di servizi esterni (subappaltatori informatici, banche e istituti di gestione di sistemi di pagamento, avvocati e consulenti esterni, partner commerciali, fornitori di servizi di marketing, ecc.), nell’ambito delle rispettive competenze e in conformità alle istruzioni impartite, alle funzioni assegnate o ai servizi richiesti dal Titolare del trattamento.

5.4. Per il trattamento dei dati sul nostro Sito utilizziamo cookie tecnici, sia propri sia di terze parti.

Un “cookie” è una piccola quantità di dati che vengono inviati al browser dell’utente da un server Web e che vengono successivamente memorizzati sul disco fisso del suo computer.

I cookie di terze parti sono cookies inviati da domini di terze parti / siti partner che offrono le loro funzionalità all’interno delle pagine del Sito e/o nell’ambito del funzionamento del (ad es., le icone per esprimere le preferenze espresse sui social network, i software per generare mappe, la possibilità di accedere alle reti CDN). L’utilizzo dei dati raccolti da questi operatori esterni tramite cookie è sottoposto alle rispettive privacy policy. Per informazioni dettagliate in merito, si consiglia di consultare le privacy policy dei servizi indicati come cookie di terza parte disponibili sui rispettivi siti.

Il nostro Sito non utilizza cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale ad es. nome, cognome, indirizzo e-mail o numero di telefono), né c.d. cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

L’uso di c.d. cookie di sessione è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server), necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito, e all’acquisizione di dati per salvare le preferenze di navigazione dell’utente (ad es., impostazione della lingua, gestione delle statistiche), in modo da ottimizzare l’esperienza sul Sito. I cookie di sessione utilizzati in questo Sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente.

I cookie possono essere disattivati[1] ma, qualora venisse effettuata tale scelta, gli utenti non potrebbero usufruire delle relative funzionalità e servizi. Se accettate l’utilizzo dei cookie acconsentite al trattamento dei Vostri dati per le finalità sopra indicate (cfr. par. 2).

Sul nostro Sito è, altresì, presente un particolare “pulsante” (denominato “social button/widget”) che raffigura l’icona del social network “Facebook”. Questo pulsante consente agli utenti che stanno navigando sul sito di interagire con un “click” direttamente con Facebook, che in tal caso il social network acquisisce i dati relativi alla visita dell’utente.

I cookie di “condivisione” (o di social network) vengono utilizzati per permettere all’utente di interagire con i siti attraverso il proprio account social e servono, ad esempio, per esprimere un apprezzamento e per condividerlo con i contatti.

 

  1. Comunicazione e diffusione dei dati personali

6.1 I soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali sono i nostri dipendenti e collaboratori, che si occupano della gestione amministrativa, per quanto riguarda le prenotazioni e i rapporti con i clienti, e della gestione della pagina Web.

6.2 I dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi determinati, per l’usufruizione di servizi  o per l’adempimento di obblighi normativi. All’occorrenza, in caso di obbligo di denuncia di un reato o, comunque, di necessità di perseguire un legittimo interesse ad esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale, il Titolare potrà comunicare i dati degli utenti all’Autorità giudiziaria o a forze di polizia, nonché ai propri legali di riferimento.

6.3 I dati non vengono mai trasferiti a, o comunque acquisiti da, soggetti terzi aventi sede o comunque operanti in Paesi al di fuori dell’Unione Europea, all’infuori dei seguenti: Microsoft Co, limitatamente ai servizi di provider di posta elettronica; Google, LLC, limitatamente alle funzionalità di Google Analytics; Facebook, Inc limitatamente alle funzionalità di condivisione social di Facebook (tutte le società sono incluse all’interno della c.d. Privacyshield List https://www.privacyshield.gov/welcome: dunque, garantiscono un livello di protezione adeguato).

6.4 All’infuori dei casi appena indicati, i dati personali non saranno comunicati a terzi e/o in alcun modo diffusi al di fuori dell’ambito dell’Unione Europea.

 

7-  Durata del trattamento e tempi di conservazione dei dati

7.1 I dati personali vengono conservati per il periodo necessario all’esecuzione dei servizi oggetto del contratto e, successivamente, per il tempo richiesto dalla legge rispettivamente:

– ai fini dell’adempimento degli obblighi in materia di pubblica sicurezza;

– ai fini dell’adempimento degli obblighi in materia fiscale;

– ai fini della decorrenza dei termini di prescrizione previsti per l’esercizio di diritti derivanti dal contratto;

al termine di ciascun periodo, i dati personali verranno cancellati – o comunque resi anonimi in modo permanente – con modalità tali da assicurare che non vengano dispersi o diffusi, neanche accidentalmente, a terzi.

7.2 Le immagini raccolte attraverso il nostro sistema di videosorveglianza sono conservate per ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si dovesse aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.

7.3 I dati di navigazione vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione, al termine della sessione di navigazione (chiusura del browser).

7.4 I dati forniti volontariamente dagli utenti (attraverso l’invio di e-mail), oppure via fax o per telefono, saranno conservati per i 30 giorni successivi all’invio agli utenti delle informazioni richieste, a meno che l’ulteriore conservazione dei dati non sia necessaria per adempiere ad obblighi di legge, oppure intervenga tra le parti l’instaurazione di altro rapporto.

7.5 I dati trattati attraverso cookie di terze parti (inclusi quelli di condivisione) vengono conservati per il periodo di tempo previsto dai gestori, secondo le rispettive privacy policy.

7.6 I dati trattati attraverso l’utilizzo dei cookie di Google Analytics vengono conservati per 26 mesi dalla loro acquisizione.

 

8 – Diritti dell’interessato  riguardo al trattamento dei dati personali (Artt. 15-22 e 77 del Regolamento)

Il Regolamento conferisce all’interessato l’esercizio di specifici diritti, tra cui quelli di ottenere dal Titolare la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali e la loro comunicazione in forma intellegibile; di aver conoscenza dell’origine dei dati, delle finalità e delle modalità su cui si basa il trattamento e della logica applicata ai casi di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; di ottenere, se ne ricorrano i presupposti di legge e secondo le modalità previste dal Regolamento, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché l’aggiornamento, la rettifica o, se vi sia interesse, l’integrazione degli stessi; di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati, di chiedere la limitazione del trattamento e di esercitare, al ricorrere dei relativi presupposti, il diritto alla portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti.

 

E’ possibile presentare istanze per l’esercizio dei diritti riconosciuti dal Regolamento mediante compilazione e invio agli indirizzi in epigrafe dell’apposito modulo “Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali (artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679)” disponibile al seguente link 

Per consentirci di rispondere rapidamente, Vi preghiamo cortesemente – ringraziandovi anticipatamente per la collaborazione – di indicare il Vostro nome e cognome, indirizzo e-mail. Alcune richieste (ad esempio quella relativa all’esercizio del diritto di accesso) devono essere accompagnate da una fotocopia di un documento di identità con la Vostra firma per verificare la Vostra identità; va inoltre specificato l’indirizzo a cui volete ricevere la risposta. La risposta sarà inviata entro un mese dalla ricezione della richiesta.

 

L’interessato ha altresì diritto, laddove ritenga che il trattamento dei propri dati sia effettuato in violazione delle previsioni del Regolamento, ferma la possibilità di rivolgersi alle competenti autorità giudiziarie civili o amministrative, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, per quanto di sua competenza.

 

[1] Per la disattivazione o l’attivazione dei cookie sono anche disponibili le seguenti guide per i principali browser utilizzati:

Chrome              Internet Explorer                Firefox                 Safari               Android            iPhone, iPad

Inoltre, l’Utente può avvalersi delle informazioni fornite da EDAA (UE), Network Advertising Initiative (USA) e Digital Advertising Alliance (USA), DAAC (Canada), DDAI (Giappone) o altri servizi analoghi, per gestire le preferenze di tracciamento della maggior parte degli strumenti pubblicitari.

 

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